MS Excel File Menu in Bangla

 

🧾 MS Excel File Menu in Bangla 

🌿 ভূমিকা

Microsoft Excel হলো মাইক্রোসফট অফিস প্যাকেজের একটি অত্যন্ত জনপ্রিয় স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম। এটি মূলত ডেটা সংরক্ষণ, বিশ্লেষণ, ক্যালকুলেশন এবং গ্রাফ তৈরির জন্য ব্যবহৃত হয়। Excel-এর প্রতিটি মেনুর মধ্যে “File Menu” বা “File Tab” সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। কারণ এখান থেকেই আমরা নতুন ফাইল তৈরি, পুরনো ফাইল ওপেন, সেভ, প্রিন্ট, এক্সপোর্ট, ইনফরমেশন দেখা, এবং বিভিন্ন সেটিংস নিয়ন্ত্রণ করতে পারি।

Excel 2010 থেকে শুরু করে Microsoft Excel-এ File Menu কে “Backstage View” বলা হয়। যখন আমরা File ট্যাবে ক্লিক করি, তখন Excel-এর মূল কাজের পৃষ্ঠাটি লুকিয়ে গিয়ে এক নতুন ব্যাকস্টেজ ভিউ খুলে যায় যেখানে ফাইল সম্পর্কিত সমস্ত কমান্ড দেখা যায়।

---

🔰 File Menu বা File Tab-এর প্রধান অপশনসমূহ

File Menu-তে সাধারণত নিচের অপশনগুলো পাওয়া যায়:

1. Info

2. New

3. Open

4. Save

5. Save As

6. Print

7. Share (বা Export)

8. Export

9. Close

10. Account

11. Options

এখন আমরা প্রতিটি অপশন বিস্তারিতভাবে বাংলায় ব্যাখ্যা করব।

---

🟢 1. Info (ইনফো)

Info অপশনটি ফাইল সম্পর্কিত সমস্ত তথ্য প্রদর্শন করে। আপনি যদি কোনো Excel ফাইল ওপেন করেন এবং File → Info-তে যান, তাহলে নিচের তথ্যগুলো দেখা যায়—

• Protect Workbook: ফাইলের নিরাপত্তা নিশ্চিত করার জন্য ব্যবহৃত হয়। এর মাধ্যমে আপনি ফাইলটিতে পাসওয়ার্ড দিতে পারেন, Read-only হিসেবে সেট করতে পারেন, বা নির্দিষ্ট ইউজারদের জন্য সম্পাদনার অনুমতি সীমাবদ্ধ করতে পারেন।
  🔹 উদাহরণ: একটি রিপোর্ট তৈরি করেছেন যেটি কেউ পরিবর্তন করতে পারবে না— তখন Protect Workbook ব্যবহার করবেন।

• Inspect Workbook: ফাইলের ভিতরে কোনো লুকানো তথ্য (hidden data), মন্তব্য, বা ব্যক্তিগত তথ্য থাকলে তা চেক করে।
  🔹 এটি রিপোর্ট পাঠানোর আগে ফাইলকে “পরিষ্কার” করতে সাহায্য করে।

• Manage Workbook: অসমাপ্ত কাজ বা unsaved ফাইল পুনরুদ্ধার (Recover Unsaved Workbooks) করতে সাহায্য করে।
  🔹 উদাহরণ: আপনি কাজ করার সময় Excel বন্ধ হয়ে গেলে এখান থেকে আপনার ফাইল ফিরে পেতে পারেন।

---

🟢 2. New (নিউ)

New অপশনটি নতুন Excel ফাইল তৈরি করার জন্য ব্যবহৃত হয়। এখানে আপনি দুটি ধরনের বিকল্প দেখতে পাবেন—

• Blank Workbook: একদম খালি নতুন ওয়ার্কবুক খুলবে, যেখানে আপনি নতুনভাবে ডেটা লিখতে পারবেন।

• Templates: Excel অনেক রেডিমেড টেমপ্লেট দেয়, যেমন Invoice, Budget Sheet, Attendance Sheet, Payroll ইত্যাদি। এগুলো ব্যবহার করে আপনি সময় বাঁচাতে পারেন।

🔹 উদাহরণ: আপনি যদি একটি মাসিক খরচের হিসাব রাখতে চান, তবে Budget Template ব্যবহার করতে পারেন।

---

🟢 3. Open (ওপেন)

এই অপশনটি পূর্বে তৈরি করা Excel ফাইল খুলতে ব্যবহৃত হয়। Open এ ক্লিক করলে নিচের অপশনগুলো দেখা যায়—

• Recent: সাম্প্রতিক সময়ে খোলা ফাইলগুলোর তালিকা।

• Browse: আপনার কম্পিউটার বা ড্রাইভ থেকে নির্দিষ্ট ফাইল খোঁজার জন্য।

• OneDrive / SharePoint: ক্লাউডে সংরক্ষিত ফাইল খুলতে।

🔹 উদাহরণ: আপনি গত সপ্তাহে তৈরি করা “Sales Report.xlsx” ফাইল খুলতে চাইলে File → Open → Browse → ফাইলটি নির্বাচন করুন।

---

🟢 4. Save (সেভ)

Save কমান্ডটি ফাইলের পরিবর্তন সংরক্ষণের জন্য ব্যবহৃত হয়। আপনি প্রথমবার ফাইল সেভ করলে এটি Save As ডায়ালগ বক্স খুলবে, যেখানে নাম ও অবস্থান দিতে হবে। পরবর্তীবার Save করলে সরাসরি আগের ফাইলেই পরিবর্তন সংরক্ষিত হবে।

Shortcut: Ctrl + S
🔹 উদাহরণ: আপনি একটি নতুন ফাইল তৈরি করে ডেটা এন্ট্রি করেছেন— এবার Ctrl + S চাপলেই ফাইলটি সেভ হয়ে যাবে।

---

🟢 5. Save As (সেভ অ্যাজ)

Save As হলো ফাইলের একটি নতুন কপি সংরক্ষণ করার পদ্ধতি। এটি তখন ব্যবহার করা হয়, যখন আপনি একই ফাইলকে অন্য নামে বা অন্য ফরম্যাটে সেভ করতে চান।

Save As-এ আপনি করতে পারেন:

• ফাইলের নাম পরিবর্তন

• ফাইলের ধরন পরিবর্তন (যেমন .xlsx, .xls, .csv, .pdf ইত্যাদি)

• ফাইলের অবস্থান পরিবর্তন (অন্য ফোল্ডারে সংরক্ষণ করা)

🔹 উদাহরণ: “Report.xlsx” ফাইলটি PDF হিসেবে পাঠাতে হলে File → Save As → File Type: PDF → Save।

---

🟢 6. Print (প্রিন্ট)

Print অপশনটি ফাইলকে প্রিন্ট করার জন্য ব্যবহৃত হয়। File → Print এ ক্লিক করলে একটি Print Preview Window দেখা যায়, যেখানে নিচের অপশন থাকে—

• Printer Selection: কোন প্রিন্টার ব্যবহার করবেন তা নির্বাচন।

• Copies: কয়টি কপি প্রিন্ট করতে চান।

• Settings: পুরো ওয়ার্কবুক, নির্দিষ্ট শিট বা সেল রেঞ্জ প্রিন্ট করতে পারবেন।

• Page Orientation: Portrait বা Landscape নির্বাচন।

• Margins এবং Scaling: পেজে ডেটা কিভাবে বসবে তা নিয়ন্ত্রণ।

Shortcut: Ctrl + P
🔹 উদাহরণ: রিপোর্ট জমা দেওয়ার আগে ফাইলটি কেমন দেখাবে তা Print Preview থেকে দেখে নিতে পারেন।

---

🟢 7. Share (শেয়ার)

Share অপশনটি Excel ফাইল অন্যদের সাথে শেয়ার করার জন্য ব্যবহৃত হয়। আপনি ফাইলটি OneDrive বা SharePoint-এ আপলোড করে লিঙ্ক পাঠাতে পারেন।

• Share with People: নির্দিষ্ট ইমেইলে শেয়ার করা যায়।

• Get a Sharing Link: ফাইলের লিংক কপি করে পাঠানো যায়।

• Send as Attachment: ইমেইলে Excel ফাইল বা PDF হিসেবে পাঠাতে পারেন।

🔹 উদাহরণ: টিমের সবাইকে একসাথে ডেটা আপডেট করতে দিতে চাইলে ফাইলটি OneDrive-এ শেয়ার করুন।

---

🟢 8. Export (এক্সপোর্ট)

Export অপশনটি ফাইলকে অন্য ফরম্যাটে রূপান্তর করার জন্য ব্যবহৃত হয়। সাধারণত Excel ফাইলকে PDF, XPS বা CSV ফরম্যাটে Export করা হয়।

Export-এর কাজ:

• Create PDF/XPS Document

• Change File Type

🔹 উদাহরণ: Excel থেকে প্রিন্টযোগ্য রিপোর্ট তৈরি করতে চাইলে Export → Create PDF/XPS Document ব্যবহার করুন।

---

🟢 9. Close (ক্লোজ)

Close কমান্ডটি বর্তমান Excel ফাইল বন্ধ করার জন্য ব্যবহৃত হয়, তবে Excel প্রোগ্রামটি খোলা থাকে। যদি কোনো পরিবর্তন সংরক্ষিত না থাকে, Excel আপনাকে Save করার জন্য জিজ্ঞাসা করবে।

Shortcut: Ctrl + W বা Ctrl + F4
🔹 উদাহরণ: আপনি একটি ফাইল বন্ধ করে আরেকটি ফাইল খুলতে চান— File → Close নির্বাচন করুন।

---

🟢 10. Account (অ্যাকাউন্ট)

Account অপশনটি Excel-এর ইউজার একাউন্ট সম্পর্কিত তথ্য দেখায়।

এখানে আপনি দেখতে পারবেন:

• আপনি কোন Microsoft Account-এ লগইন আছেন

• প্রোডাক্ট লাইসেন্স ইনফরমেশন

• Office Updates

• Theme পরিবর্তন (Colorful, Dark Gray, White ইত্যাদি)

🔹 উদাহরণ: Excel-এর রঙ পরিবর্তন করতে পারেন File → Account → Office Theme থেকে।

---

🟢 11. Options (অপশনস)

Options হলো Excel-এর সেটিংস কনফিগার করার কেন্দ্র। এটি Excel-এর কাজের ধরণ পরিবর্তন করতে সাহায্য করে। File → Options এ ক্লিক করলে একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে যেখানে বিভিন্ন ক্যাটাগরি থাকে:

1. General: Excel-এর প্রাথমিক সেটিংস যেমন ইউজার নাম, ডিফল্ট ফন্ট, শিট সংখ্যা।

2. Formulas: ক্যালকুলেশন ও ফাংশন সম্পর্কিত অপশন।

3. Proofing: বানান যাচাই বা AutoCorrect সেটিংস।

4. Save: AutoSave, AutoRecover সময় ইত্যাদি নিয়ন্ত্রণ।

5. Language: Excel-এর ভাষা পরিবর্তন।

6. Advanced: কাস্টম ভিউ, Display, Editing ইত্যাদি।

🔹 উদাহরণ: Excel-এ AutoSave ৫ মিনিট পরপর চালু রাখতে চাইলে File → Options → Save → AutoSave Interval ৫ মিনিট দিন।

---

🧩 File Menu-এর গুরুত্ব

Excel-এর File Menu হলো যেকোনো Excel কাজের ভিত্তি। আপনি যত ভালোভাবে File Menu ব্যবহার করতে পারবেন, Excel তত সহজ ও দক্ষভাবে পরিচালনা করতে পারবেন।

File Menu-এর মূল কাজগুলো সংক্ষেপে:

• ফাইল তৈরি (New)

• ফাইল খোলা (Open)

• সেভ করা (Save/Save As)

• প্রিন্ট করা (Print)

• শেয়ার করা (Share/Export)

• নিরাপত্তা ও ব্যাকআপ (Info, Protect Workbook)

• সেটিংস নিয়ন্ত্রণ (Options)

---

📘 উপসংহার

Microsoft Excel-এর File Menu হলো একটি পূর্ণাঙ্গ ফাইল ব্যবস্থাপনা কেন্দ্র। একজন Excel ব্যবহারকারীর জন্য File Menu-এর প্রতিটি কমান্ড জানা অপরিহার্য। এই মেনুর মাধ্যমে আপনি শুধু ফাইল সংরক্ষণ বা প্রিন্টই করবেন না— বরং ডেটা সুরক্ষা, ব্যাকআপ, এক্সপোর্ট, শেয়ার এবং Excel-এর পারফরম্যান্সও নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন।

File Menu ব্যবহার জানলে আপনি Excel ব্যবহারে হবেন আরও পেশাদার এবং দ্রুত।
যে কোনো রিপোর্ট, ক্যালকুলেশন বা ডেটা ম্যানেজমেন্ট কাজ শুরু হয় এখান থেকেই— File Menu থেকেই!

---