MS Excel Page Setup in Bangla - Page Setup

 

🟩 MS Excel Page Setup in Bangla | পেজ সেটআপ বর্ণনা 

Microsoft Excel একটি অত্যন্ত জনপ্রিয় স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম, যা মূলত ডেটা সংগঠিত, বিশ্লেষণ, হিসাব-নিকাশ ও রিপোর্ট তৈরি করার জন্য ব্যবহৃত হয়। তবে অনেক সময় আমরা শুধু Excel শীটে কাজ করেই থেমে যাই না — আমাদের সেই ডেটা বা রিপোর্ট প্রিন্ট করে জমা দিতে বা উপস্থাপন করতেও হয়। ঠিক তখনই প্রয়োজন হয় Page Setup-এর।

Page Setup হলো এমন একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ যা ব্যবহারকারীকে প্রিন্ট করার আগে পৃষ্ঠার বিন্যাস (Page Layout), মার্জিন (Margins), হেডার-ফুটার (Header & Footer), ও প্রিন্ট এরিয়া (Print Area) ঠিক করার সুযোগ দেয়। সঠিকভাবে Page Setup করা না হলে প্রিন্ট আউট অসম্পূর্ণ, ছেঁটে যাওয়া বা এলোমেলো হয়ে যেতে পারে।

এই টিউটোরিয়ালে আমরা বিস্তারিতভাবে জানবো MS Excel-এর Page Setup মেনু বা ডায়ালগ বক্সের প্রতিটি অপশন কীভাবে কাজ করে, এবং কীভাবে সঠিকভাবে Excel পৃষ্ঠা সেটআপ করতে হয়।

---

🔶 ১. Page Setup এর অবস্থান (Location of Page Setup)

MS Excel-এ Page Setup অপশনটি আপনি কয়েকটি উপায়ে পেতে পারেনঃ

1. Ribbon থেকে:

   • Excel Ribbon এ যান → Page Layout Tab → এখানে আপনি পাবেন “Page Setup” নামের একটি গ্রুপ।

   • এই গ্রুপে থাকবে কিছু গুরুত্বপূর্ণ অপশন যেমন: Margins, Orientation, Size, Print Area, Breaks, Background, Print Titles ইত্যাদি।

2. Dialog Box Launcher থেকে:

   • Page Layout ট্যাবে থাকা Page Setup গ্রুপের ডান দিকের নিচের ছোট তীর চিহ্নে ক্লিক করলে Page Setup Dialog Box খুলবে।

   • এখানেই মূল পেজ সেটআপের সব কনফিগারেশন করা যায়।

3. File → Print → Page Setup:

   • File মেনুতে গিয়ে Print অপশন সিলেক্ট করুন, তারপর নিচে থাকা “Page Setup” লিঙ্কে ক্লিক করলেও একই ডায়ালগ বক্স পাওয়া যায়।

---

🔶 ২. Page Setup Dialog Box এর চারটি ট্যাব (Tabs)

Page Setup ডায়ালগ বক্সে সাধারণত চারটি প্রধান ট্যাব থাকে, প্রতিটি নির্দিষ্ট ধরনের সেটিংস নিয়ন্ত্রণ করে। এগুলো হলো—

1. Page Tab

2. Margins Tab

3. Header/Footer Tab

4. Sheet Tab

এখন আমরা একে একে প্রতিটি ট্যাব বিস্তারিতভাবে আলোচনা করবো।

---

🟢 Page Tab (পৃষ্ঠা সম্পর্কিত সেটিংস)

১️⃣ Orientation (অরিয়েন্টেশন):

এটি নির্ধারণ করে পৃষ্ঠা প্রিন্ট করার সময় কাগজটি উল্লম্ব নাকি আড়াআড়ি অবস্থায় থাকবে।

• Portrait Orientation (পোর্ট্রেট) → পৃষ্ঠা লম্বাভাবে প্রিন্ট হবে।
  📄 উদাহরণ: চিঠি বা রিপোর্ট।

• Landscape Orientation (ল্যান্ডস্কেপ) → পৃষ্ঠা চওড়াভাবে প্রিন্ট হবে।
  📊 উদাহরণ: বড় ডেটা টেবিল বা চার্ট।

২️⃣ Paper Size (কাগজের আকার):

এখান থেকে আপনি কোন সাইজের কাগজে প্রিন্ট করবেন তা নির্ধারণ করতে পারবেন। যেমন—

• A4 (ডিফল্ট ও সবচেয়ে প্রচলিত)

• Letter

• Legal

• A3, A5 ইত্যাদি।

আপনার প্রিন্টার সাপোর্ট অনুযায়ী কাগজের সাইজ পরিবর্তন করতে পারবেন।

৩️⃣ Scaling (স্কেলিং):

স্কেলিং হলো পৃষ্ঠায় কন্টেন্টের মাপ কমানো বা বাড়ানো।
এটি ব্যবহার করে আপনি নির্দিষ্ট সংখ্যক পৃষ্ঠা জুড়ে ডেটা ফিট করাতে পারেন।

• Adjust to [xx]% normal size: আপনি ম্যানুয়ালি ৫০% থেকে ২০০% পর্যন্ত আকার ঠিক করতে পারবেন।

• Fit to [x] pages wide by [y] tall: এটি খুবই উপকারী অপশন, যখন আপনি চান পুরো টেবিলটি একটি বা একাধিক পৃষ্ঠায় ফিট হোক।
  উদাহরণ: “Fit to 1 page wide by 1 tall” দিলে পুরো টেবিল একটি পৃষ্ঠায় প্রিন্ট হবে।

৪️⃣ Print Quality (প্রিন্ট কোয়ালিটি):

এটি DPI (dots per inch)-এর মাধ্যমে নির্ধারিত হয়। সাধারণত 300 DPI বা 600 DPI ব্যবহার করা হয়। DPI যত বেশি হবে, প্রিন্ট তত পরিষ্কার হবে, তবে প্রিন্ট সময় বেশি লাগবে।

৫️⃣ First Page Number (প্রথম পৃষ্ঠার নম্বর):

এখানে আপনি চাইলে প্রিন্ট শুরু হবে কোন পৃষ্ঠা নম্বর থেকে তা নির্ধারণ করতে পারেন। ডিফল্ট হলো “Auto”, অর্থাৎ Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে ১ নম্বর পৃষ্ঠা থেকে শুরু করবে।

---

🟢 Margins Tab (মার্জিন বা পৃষ্ঠা প্রান্তের সেটিংস)

Margins নির্ধারণ করে পৃষ্ঠার প্রান্তে কতটুকু ফাঁকা জায়গা থাকবে। এটি প্রিন্টের সৌন্দর্য ও পড়ার সুবিধার জন্য গুরুত্বপূর্ণ।

🔹 Top, Bottom, Left, Right:

• Top: উপরের ফাঁকা স্থান (সাধারণত 0.75 ইঞ্চি)

• Bottom: নিচের ফাঁকা স্থান

• Left: বাঁ দিকের ফাঁকা স্থান

• Right: ডান দিকের ফাঁকা স্থান

🔹 Header এবং Footer Margin:

Header ও Footer কতটা উপরে বা নিচে থাকবে তা এখান থেকে নির্ধারণ করা হয়।

🔹 Center on Page:

• Horizontally: কন্টেন্টকে পৃষ্ঠার মাঝ বরাবর বাম-ডান দিক থেকে কেন্দ্রবিন্দুতে রাখে।

• Vertically: কন্টেন্টকে উপরে-নিচে কেন্দ্রে রাখে।

যদি আপনি রিপোর্ট প্রিন্ট করতে চান যাতে এটি সুন্দরভাবে কেন্দ্রে থাকে, তাহলে এই দুটি অপশন খুব উপকারী।

---

🟢 Header/Footer Tab (শিরোনাম ও পাদলেখ)

Excel শীটে আপনি প্রতিটি পৃষ্ঠার উপরে বা নিচে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেখা বা তথ্য রাখতে পারেন। যেমন — কোম্পানির নাম, তারিখ, পৃষ্ঠা নম্বর ইত্যাদি।

🔸 Header:

পৃষ্ঠা উপরের অংশে যা প্রিন্ট হবে।

• আপনি চাইলে “Custom Header…” বাটনে ক্লিক করে নিজস্ব হেডার তৈরি করতে পারেন।

• তিনটি সেকশন থাকে — Left, Center, Right।
  সেখানে আপনি লিখতে পারেন:

  • পৃষ্ঠা নাম্বার (&[Page])

  • মোট পৃষ্ঠা সংখ্যা (&[Pages])

  • বর্তমান তারিখ (&[Date])

  • সময় (&[Time])

  • ফাইলের নাম (&[File])

  • শীটের নাম (&[Tab])

🔸 Footer:

পৃষ্ঠা নিচের অংশে তথ্য প্রদর্শনের জন্য ব্যবহৃত হয়।

• “Custom Footer…” ব্যবহার করে একইভাবে তথ্য যোগ করা যায়।

• সাধারণত এখানে পৃষ্ঠা নম্বর বা কপিরাইট লেখা দেওয়া হয়।

🔸 Predefined Options:

Header/Footer তালিকায় অনেক প্রস্তুত টেমপ্লেট থাকে যেমন:

• Page 1 of ?

• Confidential

• Draft

• File Path ইত্যাদি।

---

🟢 Sheet Tab (শীট সম্পর্কিত সেটিংস)

Sheet ট্যাবে মূলত প্রিন্ট রেঞ্জ, টাইটেল ও গ্রিডলাইন সংক্রান্ত অপশন থাকে।

🔹 Print Area (প্রিন্ট এরিয়া):

এটি নির্ধারণ করে Excel শীটের কোন অংশটি প্রিন্ট হবে।

• আপনি Excel শীটে নির্দিষ্ট সেল সিলেক্ট করে Page Layout → Print Area → Set Print Area ব্যবহার করতে পারেন।

• চাইলে এখান থেকেও ম্যানুয়ালি রেঞ্জ লিখে দিতে পারেন (যেমন: A1:G50)।

🔹 Print Titles (প্রিন্ট টাইটেল):

যদি আপনার টেবিল অনেক বড় হয় এবং একাধিক পৃষ্ঠায় ছাপা হয়, তবে প্রতিটি পৃষ্ঠায় হেডার রো পুনরায় দেখানো দরকার হয়।
এই অপশনেই সেটি করা হয়।

• Rows to repeat at top: টেবিলের শিরোনাম রো (যেমন ১ নম্বর সারি) প্রতিটি পৃষ্ঠায় পুনরায় প্রিন্ট হবে।

• Columns to repeat at left: প্রয়োজনে নির্দিষ্ট কলাম প্রতিটি পৃষ্ঠায় পুনরাবৃত্তি করা যায়।

🔹 Gridlines এবং Row & Column Headings:

• Gridlines: শীটের কোষের সীমারেখা প্রিন্ট হবে কি না, তা নির্ধারণ করে।

• Row and column headings: অর্থাৎ A, B, C বা 1, 2, 3 লেবেলগুলো প্রিন্ট হবে কি না তা বেছে নিতে পারবেন।

🔹 Comments and Cell Errors:

• Comments: সেলে যুক্ত মন্তব্য প্রিন্ট হবে কি না তা নির্ধারণ করা যায়।

• Cell Errors: সেলে যদি কোনো ত্রুটি থাকে (যেমন #DIV/0!), সেটি কিভাবে প্রদর্শিত হবে তা এখান থেকে বেছে নিতে পারেন।

---

🔶 ৩. Print Preview ও Final Setup

Page Setup শেষ করার পরে আপনি “Print Preview” দেখে নিতে পারেন পৃষ্ঠা সঠিকভাবে সেট হয়েছে কিনা।
এটি দেখতে File → Print → Preview বাটনে ক্লিক করুন।

যদি দেখেন কোনো অংশ কেটে যাচ্ছে বা অতিরিক্ত ফাঁকা জায়গা আছে, তাহলে Page Setup-এ ফিরে গিয়ে স্কেলিং বা মার্জিন ঠিক করে নিন।

---

🔶 ৪. Quick Page Setup Tricks (সহজ কৌশল)

1. Ctrl + P চাপলে সরাসরি প্রিন্ট প্রিভিউ খোলা যায়।

2. “Fit Sheet on One Page” সিলেক্ট করলে পুরো শীট এক পৃষ্ঠায় প্রিন্ট হবে।

3. Report বা Table সুন্দরভাবে প্রিন্ট করতে হলে প্রথমে Gridlines অন করুন এবং Margins Center on Page দিন।

4. Print Area সেট না করলে Excel পুরো শীট প্রিন্ট করে ফেলবে, তাই আগে সেট করা ভালো।

5. Page Break Preview ব্যবহার করে বুঝতে পারবেন কোন অংশ কোন পৃষ্ঠায় যাচ্ছে।

---

🔶 ৫. Page Breaks (পৃষ্ঠা বিভাজন)

Page Break মানে হলো কোথা থেকে এক পৃষ্ঠা শেষ হয়ে পরের পৃষ্ঠা শুরু হবে।
Excel সাধারণত স্বয়ংক্রিয়ভাবে Page Break নির্ধারণ করে, তবে আপনি চাইলে নিজে থেকেই Page Break যোগ বা মুছতে পারেন।

• Insert Page Break: Page Layout → Breaks → Insert Page Break।

• Remove Page Break: একই জায়গা থেকে Remove Page Break।

• Page Break Preview: View Tab → Page Break Preview, এখান থেকে সহজেই পৃষ্ঠা ভাগ দেখতে পারবেন।

---

🔶 ৬. Background (পৃষ্ঠার ব্যাকগ্রাউন্ড)

Excel শীটে চাইলে ব্যাকগ্রাউন্ড ছবি যোগ করা যায়।
Page Layout → Background → আপনার পছন্দের ছবি সিলেক্ট করুন।
তবে মনে রাখবেন, ব্যাকগ্রাউন্ড ছবি প্রিন্ট হয় না; এটি শুধু শীটে দৃশ্যমান হয়।

---

🔶 ৭. Printing Tips (প্রিন্ট করার আগে যেগুলো মনে রাখবেন)

1. Preview করুন: সবসময় প্রিন্টের আগে Preview দেখে নিন।

2. Margins পরীক্ষা করুন: বেশি কম হলে লেখা কেটে যেতে পারে।

3. Orientation ঠিক করুন: বড় টেবিলের জন্য Landscape ব্যবহার করুন।

4. Header/Footer দিন: রিপোর্ট বা প্রজেক্টের নাম যোগ করলে আরও পেশাদার লাগে।

5. Print Titles দিন: বড় রিপোর্টে প্রথম সারি পুনরাবৃত্তি করা অত্যন্ত জরুরি।

---

🔶 ৮. বাস্তব উদাহরণ (Practical Example)

ধরুন, আপনি একটি মাসিক বিক্রয় রিপোর্ট তৈরি করেছেন যেখানে ৫০টি সারি ও ১০টি কলাম রয়েছে। এখন আপনি এটি প্রিন্ট করতে চান সুন্দরভাবে।

Step-by-step:

1. Page Layout ট্যাবে যান।

2. Orientation → Landscape।

3. Size → A4।

4. Margins → Narrow।

5. Print Area → A1:J50।

6. Print Titles → Rows to repeat at top → $1:$1।

7. Header/Footer → Custom Header → “Monthly Sales Report”।

8. Scaling → Fit to 1 page wide by 1 tall।

9. File → Print → Preview → তারপর Print।

ফলাফল: একটি সুন্দর, কেন্দ্রীভূত, পরিষ্কার রিপোর্ট প্রিন্ট পাবেন।

---

🔶 ৯. পেজ সেটআপের গুরুত্ব

একটি সঠিকভাবে প্রস্তুতকৃত Page Setup রিপোর্টের সৌন্দর্য ও পেশাদারিত্ব বহুগুণ বাড়িয়ে দেয়। বিশেষ করে অফিস, অ্যাকাউন্টিং বা প্রেজেন্টেশনে এটি অত্যন্ত প্রয়োজনীয়।

• এটি সময় বাঁচায়।

• ভুল প্রিন্ট কমায়।

• পেশাদার লুক প্রদান করে।

• একাধিক পৃষ্ঠার মধ্যে একরূপতা রাখে।

---

✅ উপসংহার

Page Setup হলো MS Excel-এর এমন একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ যা আপনার কাজকে প্রিন্টযোগ্য এবং উপস্থাপনযোগ্য করে তোলে। শুধু ডেটা তৈরি করাই যথেষ্ট নয়, বরং সেটিকে সঠিকভাবে সাজিয়ে উপস্থাপন করা আরও গুরুত্বপূর্ণ। Orientation, Margin, Header/Footer, Print Area, Scaling — প্রতিটি অংশ যদি আপনি সঠিকভাবে বুঝে ব্যবহার করতে পারেন, তবে আপনার Excel প্রিন্ট হবে নিখুঁত, সুন্দর ও পেশাদার মানের।

---